So verwalten Sie Ihre Anrufe im TecArt-CRM
Das System verfügt über eine automatische Erfassung von Anrufen. Es registriert, dass ein Anruf eingegangen ist und speichert zu diesem (je nachdem, ob die Telefondaten übertragen werden) die übermittelte Telefonnummer ab. Ist eine Kontaktperson oder Firma bereits in der Datenbank des Systems erfasst, wird im Anruf automatisch auch gleich der dazugehörige Kontakt vermerkt.Nehmen Sie ein Gespräch an, zeichnet die Software die Gesprächsdauer auf. Sie passen also nur noch den Betreff und die Notizen entsprechend an und weisen den Anruf sich oder Ihren Kollegen zu. Mit der internen Benachrichtigung informiert das System alle zuständigen Personen über ein Telefonat.
Mit Hilfe der Vorschaufunktion schalten Sie im Modul Anrufmanagement schnell zwischen verschiednen Anrufnotizen hin und her. Dabei erkennen Sie immer die damit verknüpften und verlinkten Kontakte und Projekte. Ebenfalls sind die eingetragene Zeit, Ihre Notizen und der Betreff auf einen Blick sichtbar.
In der unteren Ansicht sind die wichtigsten Daten noch einmal in Spalten aufgelistet. Die Registerkarten der ein- und ausgehenden Anrufe vermerken automatisiert alle erkannten Anrufe.
Über das Kontextmenü können Sie eine Anrufnotiz kopieren, löschen oder aber genauso schnell einen Termin bzw. eine Aufgabe aus ihr heraus erstellen.
Zusätzlich haben Sie die Option jedem Anruf eigene Dokumente anzuhängen, welches dann über den kleinen, gelben Ordner gekennzeichnet wird.
Mit der Erinnerungsfunktion können Sie sich oder Ihre Kollegen an Telefonate erinnern lassen und den Kontakt beispielsweise später noch einmal zurückrufen. Als Markierung erscheint hierbei eine gelbe Glocke vor dem betreffenden Anruf.
Doch wie genau ist nun der Aufbau einer Anrufnotiz? Der Erfasser eines Anrufs wird immer rechts oben notiert. Direkt darunter erscheint, wer diesen zuletzt bearbeitet hat. Anrufdauer und Kulanzwert sind hierin ebenfalls hinterlegt. Sie sind u.a. von Bedeutung wenn Sie die Kosten Ihres Telefonates in ein Projekt einbeziehen möchten.
Am rechten sowie unteren Bildschirmrand bieten sich Ihnen weitere Such- und Sortiermöglichkeiten. Hier können Sie Ihre Anrufe z.B. anhand von verschiedenen, über die Administration definierten Kategorien auflisten. Zudem wählen Sie über angelegte Kontrollkästchen mit nur einem Klick alle eigenen, erledigten oder unerledigten Anrufe aus. Über die Suchoption unter dem Kalender durchforsten Sie den Kontakt, die Betreffenden oder den Betreff sowie das Notizfeld nach bestimmten Suchworten, was Ihnen das Auffinden eines bestimmten Gesprächs innerhalb der Anrufe erleichtert.
Der Kalender rechts oben gibt Auskunft darüber, an welchen Tagen Anrufe ein- oder ausgegangen sind.
Ihre elektronischen Anrufzettel stellen durch einzigartige Verknüpfungen viele wichtige Bezüge her, werden zu Kunden und/oder Projekten abgelegt und können so später zeitrichtig nachvollzogen werden.
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