So verwalten Sie Ihre Aufgaben im TecArt-CRM
Auf insgesamt fünf Registerkarten verwalten Sie folgende Aufgabentypen: von einem Mitarbeiter zugeteilte aber weiterdelegierte Aufgaben, selbst erstellte und anderen Mitarbeitern zugewiesene Aufgaben, Aufgaben mit überschrittener Fälligkeit sowie von Anderen neu zugeteilte Aufgaben. In der ersten Registerkarte sehen Sie alle Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind, sortiert z.B. nach Projekt und Fälligkeit.Öffnen Sie eine Aufgabe erwarten Sie unterschiedlichste Einstellungsmöglichkeiten: Rechts oben werden der Ersteller und die letzte Änderung kontinuierlich erfasst. Weisen Sie die Aufgabe beispielsweise einem neuen oder bereits bestehenden Projekt zu. Im Letztgenannten finden Sie Ihre Aufgabe dann entweder in der gleichnamigen Registerkarte oder unter den Aktivitäten wieder. Bestimmen Sie zudem eigene Kategoriepunkte, nach denen Sie und Ihre Mitarbeiter die Aufgaben später ordnen können. Neben der Aufgabenzuweisung an Mitarbeiter, können Sie auch eine oder mehrere externe Personen mit in eine Aufgabe nehmen. Geben Sie diese über Kontakte ein, so finden Sie die Aufgabe im jeweiligen Kontakt hinterlegt wieder. Daneben existiert die Option, externe Benutzer zuzuordnen, welche in der Zuständigkeitsliste auf der rechten Seite unter den internen Personen abgebildet werden und an Ihrer blauen Markierung zu erkennen sind.
Durch die Einschätzung der Bearbeitungsdauer und die Angabe einer Priorität bestimmen Sie die Dringlichkeit und damit die Reihenfolge der Aufgabenabarbeitung. Bestätigung und Status können ebenfalls bei der eigenen oder der Übersicht des Projektleiters helfen.
Mit dem integrierten Timer des TecArt-CRM messen Sie live die Bearbeitungszeit von Aufgaben. Dabei addiert sich die geleistete Zeit alle paar Sekunden automatisch auf. Sie können eine geplante und/oder geleistete Zeitangabe natürlich auch manuell eintragen.
Unter Einstellungen schalten Sie sich die Registerkarten Status und Zeit ein, welche Ihnen anschließend am unteren Rand der jeweiligen Aufgabe angezeigt werden. Als Aufgabenverwalter können Sie hier geplante Zeiten für alle Zuständigen eintragen und diese über Extras sperren. Unter Status sehen Sie die Gesamtleistungen, während die Zeitansicht eine Aufschlüsselung der einzelnen Arbeitstage aufzeigt.
Überwachen Sie das Budget eines Projektes, können Sie über den Kulanzwert prozentual beeinflussen, inwieweit diese Aufgabe hier mit einberechnet wird. Dabei werden die veränderten Stundenlöhne der Mitarbeiter des Projekts als Erstes betrachtet.
Unter Dokumente heften Sie alle benötigten Dateien an eine Aufgabe. Eine automatische Versionierung macht eine Bearbeitung dieser durch alle zuständigen Mitarbeiter möglich, ohne dass Daten verloren gehen oder zu viel Speicherplatz benötigt wird. So kann jederzeit direkt auf alle hinterlegten Versionen einer Datei zugegriffen werden.
Ihnen stehen dazu zwei unterschiedliche Notizbereiche zur Verfügung. Während die eigenen Notizen, die Sie unter Einstellungen aktivieren, lediglich Ihnen vorbehalten sind und Sie diese nur selbst lesen und bearbeiten können, tragen im allgemeinen Notizfeld alle Bearbeiter die wichtigsten Informationen zur Aufgabe bzw. einen täglichen Report gemeinsam zusammen.
Durch die Erinnerungsfunktion erhält die Gruppe der Bearbeitenden rechtzeitig Informationen über wichtige Aufgabenstationen. Unter Wiedervorlagen können Sie allerdings auch nur für sich Erinnerungswünsche angeben und (mit den entsprechenden Zugriffsrechten) auch die Wiedervorlagen Ihrer Mitarbeiter separat anpassen. Dies kann ggf. erforderlich sein, wenn Sie einen Mitarbeiter z.B. dazu bestimmt haben, kurzfristig noch eine Präsentation oder Ähnliches vorzubereiten.
Über den Serientyp generieren Sie eine sogenannte Serienaufgabe. Setzt der letzte Zuständige diese auf erledigt, erstellt sich die nächst folgende Aufgabe automatisch für den jeweils angegebenen Zeitpunkt.
Senden Sie mit Hilfe der internen Benachrichtigung automatisch eine grün markierte Systemnachricht an alle involvierten Bearbeiter. Hierin sehen diese den Betreff, die Fälligkeit und falls vorhanden den verbundenen Kontakt sowie die Notizen zur Aufgabe. Dazu können Sie aus dieser E-Mail heraus direkt in die Aufgabe oder den Kontakt wechseln.
In der Aufgabenübersicht finden Sie verschiedene Symbole und Kennzeichnungen vor: Der gelbe Ordner erscheint, sobald Sie Dateien an eine Aufgabe angehangen haben. Der gelbe Doppelpfeil bezeichnet eine Serienaufgabe, wogegen das gelbe Glöckchen eine Erinnerung ankündigt. Fett markierte Aufgaben kennzeichnen Ihnen neu zugeteilte Aufgaben, die Sie unter anderem auch in der oben erwähnten, separaten Registerkarte im Einzelnen ansehen können. Hellgraue Aufgaben sind bereits erledigt. Eine rote Markierung erhalten alle bereits überfälligen oder am heutigen Tag endenden Aufgaben.
Am unteren Bildschirmrand des Moduls Aufgaben haben Sie weitere Sortiermöglichkeiten. Hier aktivieren Sie über verschiedene Kontrollkästchen z.B. alle laufenden, geplanten oder abgeschlossenen Aufgaben. Zudem können Sie nach festgelegten Kategorien sortieren und haben (wieder ja nach Zugriffsrechten) die Möglichkeit, sich die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter anzuschauen.
Am Ende entscheiden Sie selbst, wie Sie die einzelnen Möglichkeiten am Effektivsten für Ihr Unternehmen einsetzen. Schlussendlich werden all Ihre Aufgaben sicher und effizient verwaltet, die Zusammenarbeit optimiert und benötigte Resultate termingerecht vollendet.
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