So verwalten Sie Ihre Dokumente im TecArt-CRM
Die Bedienung der Dokumentenverwaltung erfolgt über die obige Symbol- und Bedienleiste, die linke Ordnerstruktur bzw. die rechte Ordner- und Dateiübersicht.Die Dokumentenverwaltung zeichnet sich durch ihre Volltextsuche aus. Während die Standardsuche Titel, Kategorie, Kurzbeschreibungen oder Stichworte durchforstet, liest die Volltextsuche den kompletten Text einer Datei aus, sofern der Zugriff nicht unterbunden wurde. Dieser ausgelesene Text wird unter den Eigenschaften des Dokuments im Textfenster angezeigt. Dazu sehen Sie hier auch die Felder zur Standardsuche. Je mehr Sie an dieser Stelle ausfüllen, desto zielgenauere Ergebnisse werden Sie erhalten. Über die sogenannte OCR-Texterkennung lesen Sie sogar gefaxte und gescannte Dokumente, Bilder, PDF-Dateien u.v.m. aus und finden diese im Rahmen der Volltextsuche wieder.
Solange Sie eine Datei selbst angelegt haben, gehören Ihnen auch immer die Besitzrechte, welche Sie befähigen, die Sicherheitseinstellungen zu beeinflussen. Bei einem selbst erstellten Dokument können Sie über Eigenschaften also beispielweise die Registerkarte Sicherheit einsehen und bearbeiten. Entfernen Sie sich aus der hinterlegten Rechteliste, haben Sie nur noch die vom Administrator allgemein festgelegten Rechte und unter Umständen keinen Zugriff mehr auf diese Registerkarte. Auf dem letzten Reiter finden Sie die erweiterten Informationen, wie z.B. die genaue Pfadangabe.
Zum Upload von Dateien stehen Ihnen in der Dokumentenverwaltung drei Möglichkeiten zur Verfügung: Liegt Ihre Datei bereits im TecArt-CRM, nutzen Sie das "Hinzufügen". Dies ist gleichzusetzen mit dem Kopieren von Dateien über das Kontextmenü oder mit Hilfe der Symbole. Über den Button "Datei hochladen", laden Sie einzelne Dateien schnell und direkt von Ihrem lokalen Laufwerk ins System hoch. Im Java-Upload laden Sie eine oder mehrere Dateien sowie ganze Ordner Ihrer Wahl von Ihren externen Laufwerken über einen Zwischenspeicher hoch, den Sie beliebig zusammenstellen können. Beachten Sie dabei die von Ihrem Admin voreingestellte maximale Dateigröße. Im Java-Upload befindet sich zudem die Funktion eines, nach Wunsch auch zeitverzögerten Bildschirmfotos mit unterschiedlicher Formatierung.
In die Dokumentenverwaltung des TecArt-CRM ist eine automatische Versionserzeugung integriert. Bearbeiten Sie also eine Datei und laden diese unter selben Namen erneut ins System hoch, bleiben das Original bzw. ältere Versionen enthalten. Selbst bei einer Wiederherstellung wird eine neue Version des Dokumentes erstellt, was garantiert, dass keinerlei Daten verloren gehen.
Bei der Erstellung eines neuen Dokuments können Sie mit Hilfe einer Verbindung zu Kontakten und Projekten automatisiert Feldinhalte einfügen lassen. Erstellen Sie also unkompliziert die unterschiedlichsten Vorlagen oder auch Anschreiben für Ihre Kollegen.
Dokumente sind intern über das Kontextmenü einfach und schnell zu einem Kollegen, Kontakt oder Projekt kopier- oder verschiebbar. Oder versenden Sie hierüber beliebig viele Dateien oder ganze Ordner per E-Mail. Dabei können sie den generierten Anhang auch komplett noch einmal packen und einen kundenfreundlichen Namen vergeben.
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