TecArt-CRM

Dokumentenverwaltung

Die TecArt-CRM Dokumentenverwaltung bildet die gemeinsame Grundlage zur Bearbeitung wichtiger Dokumente oder Vorlagen und sichert durch die integrierte Versionserkennung alle Speichervorgänge.

Produkte Funktionalitäten (PDF)Live-Demo

Persönliche Dokumente
Eigener Bereich unabhängig von globalen Dokumenten.

Versionsverwaltung
Wiederherstellung von bereits überschriebenen Dokumenten.

Komplexe Rechtevergabe
Individuelle Vergabe von Rechten für jedes Dokument.

Weitere Funktionalitäten anzeigen

Ablage aller Dokumente inklusive Volltextsuche

Das Anlegen und Verschieben selbst großer Datenmengen funktioniert mit der Dokumentenverwaltung des TecArt-CRM schnell und sicher. Der Zugriff auf eine einheitliche Datenbasis ermöglicht es Ihren Mitarbeitern – sofern sie eine entsprechende Berechtigung haben – aktuelle Unterlagen zu jeder Zeit und überall einzusehen und zu bearbeiten sowie definierte Vorlagen zu nutzen.

Laden Sie eine Datei unter einem immer gleichen Namen hoch, so speichert er lediglich eine neue Version dieses Dokumentes ab und die vorherigen Versionen sind stets wiederherstellbar. Sie können unterschiedliche Dokumente einfach markieren und diese über das Kontextmenü als E-Mail versenden. Die gekennzeichneten Dokumente sind jetzt im Anhang verfügbar und werden zwecks einfacherer Bearbeitung und Datenreduktion sofort (bei Ordnern) oder manuell gepackt.

Finden Sie ein konkretes Dokument, in dem Sie nach einem darin enthaltnen Wort oder einer bestimmten Textpassage gezielt suchen. Dies geschieht mit Hilfe unserer Volltextsuche, die alle lesbaren, indizierten Dokumente nach Ihren Vorgaben durchsucht. Mit der lizenzpflichtigen OCR-Texterkennung ist sogar ein Durchsuchen von Bildern, eingescannten Faxen, Briefen, Verträgen etc. möglich.

Dokumentenverwaltung live testenSie haben die Möglichkeit, die Dokumentenverwaltung ausgiebig zu testen. Loggen Sie sich dazu jetzt in das TecArt-CRM System ein.

Dokumente - Funktionsüberblick

	Speichern von allen möglichen Dateiformaten		Persönlicher Papierkorb für Dokumente
	Bearbeitung und Sperrung von Dokumenten in Bearbeitung direkt aus dem System heraus		Eigener Dokumentenbereich, welcher persönlich genutzt werden kann
	Ablegen von Dokumentenvorlagen zum Erzeugen von Dokumenten mit den Daten des Systems		Einbindung einer webbasierten Office-Lösung zur Bearbeitung und Erstellung von MS Office® Dateien
	Verschieben mit Rechtevererbung		Verschiedene Ansichten von Dokumenten als Liste, Detail oder Vorschau
	Komplexe Rechtevergabe zu jedem einzelnen Dokument oder Ordner möglich		Integrierte Bildbetrachtung
	Versionsverwaltung und Wiederherstellung von Dokumenten		Interne ZIP-Funktion um Dokumente im System zu packen und entpacken
	Massenarchivierung und Import von Dokumenten		Klassifizierung von Dokumenten z.B. nach Angebot, Bericht, Vorlage etc.
	Direkter Dokumentenzugriff auf Anhänge an Aktivitäten oder Objekten wie Kontakte, Projekte etc.		Automatisches Erzeugen eines Dokumentenindex zur schnellen Suche / Volltextsuche von Dokumenten
	Internes Kopieren und Verschieben von Dokumenten (auch mit Drag&Drop)		OCR-Texterkennung integrierbar - Auslesung auch von Faxen und PDF-Dokumenten
	Möglichkeit eines automatischen Virusscans über alle Dokumente		Quarantäne aller Dokumente, welche mit einem Virus belastet sind
	Integrierte Bearbeitung für Text- und HTML-Dokumente

Die TecArt-CRM Dokumentenverwaltung bietet Ihnen jede Menge hilfreiche Funktionalitäten, die Sie hier als PDF-Dokument herunterladen können.

Datei			Dateigröße	Dateiformat
	Funktionsübersicht - Dokumentenverwaltung	Download	325 KB	*.pdf

Online bearbeiten
Relevante Dokumente
Modern
Workflow
Wettbewerbssteigerung

Dokumente online bearbeiten und speichern - Dateimanager

Oft gibt es in einem Unternehmen eine Vielzahl von unterschiedlichen Word-, Exel- oder PowerPoint Dokumenten. Diese haben häufig nicht die aktuellste Version, da viele Mitarbeiter je nach Bedarf daran arbeiten müssen. Je länger sich diese Arbeitsweise hinzieht, desto unübersichtlicher wird das Arbeiten damit. Um diesen Problem Abhilfe zu schaffen, setzt man in der Regel eine Dokumentenverwaltungs-Software ein. In solchem Dateimanager können Sie alle Dokumente, die für Ihr Geschäft relevant sind, abspeichern und online bearbeiten. Eine integrierte Versionserkennung sichert das Überschreiben von älteren Dokumenten. So werden diese problemlos wiederhergestellt.

Dokumentenverwaltung - Der interne Speicher relevanter Dokumente

Die Dokumentenverwaltung des TecArt-CRM beinhaltet die Detail-, Symbol und Miniaturansicht um Ihnen das Überblicken der Dokumente erheblich zu erleichtern. Office-Dateien wie von Word, Exel oder PowerPoint können Sie mit Hilfe des angedockten ThinkFree Office Pakets live bearbeiten und speichern.
Durch die Speicherung Ihrer Dateien in einer zentralen Dokumentenverwaltung haben Sie immer Zugriff auf alle aktuellen Versionen und können so zeitgerecht auf Änderungen reagieren und Fehler unproblematisch beseitigen. Zum Dokumentenmanager der TecArt-CRM Software kann auch ein extra Modul für private bzw. eigene Dokumente hinzugebucht werden.

CRM – modernes Dokumentenmanagement

Verwalten Sie in Zukunft sämtliche wichtigen Unterlagen für alle Unternehmensbereiche in einem modernen Dokumentenmanagement und machen diese anderen Personengruppen mit unterschiedlichen Nutzungsrechten zugänglich. Legen Sie u.a. Originale, Urkunden, Dokumente und wichtige Informationen an einem zentralen Punkt ab, wie z.B. auch das Corporate Design und alle dazugehörigen Vorlagen zu PowerPoint Präsentationen, Flyern usw. Damit versichern Sie sich, dass alle freigeschalteten Mitarbeiter die aktuellsten Unterlagen nutzen. Das Arbeiten mit den gemeinsam genutzten Dateien wird durch eine Versionsverfolgung erleichtert. Dokumente werden nicht einfach überschrieben sondern können jederzeit wiederhergestellt werden. Da nicht länger nach den neusten Versionen gesucht werden muss, werden die Zugriffszeiten auf die aktuellsten Dokumente verkürzt und damit viele kleine Schritte in der alltäglichen Arbeit erleichtert.

Workflow Management

Beschleunigen Sie alltägliche interne Geschäftsabläufe und sparen Zeit und Geld, indem Sie für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens die Dokumente und Vorlagen bündeln und an einer gesammelten Position strukturiert ablegen. Nutzen Sie dafür unterschiedliche Zugriffsrechte für einzelne Personen oder Gruppen. Die Versionsabspeicherung sichert das Überspeichern von Dokumenten und macht eine Wiederherstellung von Dokumenten möglich. Mit der Volltextsuche prüfen Sie die gesamten Inhalte der Dokumente nach Stichworten und durch die OCR-Texterkennung können selbst gescannte Dokumente (Faxe, Briefe, Vertragsunterlagen) mit eingespielter Lizenz ausgelesen werden. Beschleunigen Sie mit diesem Workflow Management Ihren Arbeitsfluss und investieren die Zeit in die tatsächliche Arbeit nicht in die Suche.

Elektronische Dokumentenablage schafft Wettbewerbssteigerung

Das sichere und geordnete Speichern elektronischer Informationen ist jetzt schon der wichtigste Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Effizient verwendbar werden diese Daten durch eine zentrale Dokumentenablage und dass die richtigen Mitarbeiter zeitnah Zugriff darauf haben. Die Sicherheit und Integrität stehen an erster Stelle und im Falle eines Virus werden befallene Dokumente sofort in Quarantäne geschoben. Meistern Sie Ihre Dokumenten- und Informationsflut mit unserem Dokumentenmanagement auf das sie weltweit und jederzeit Zugriff haben. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung und einen Browser (z.B. Internet Explorer oder Mozilla Firefox). Maximieren Sie die Effizienz Ihres Unternehmens durch die elektronische Dokumentenablage und der daraus resultierenden Minimierung des Arbeitsaufwands und erzielen eine Wettbewerbssteigerung.