So managen Sie Ihre E-Mails im TecArt-CRM
Zunächst sehen Sie eine vertraute Unterteilung der Arbeitsfläche in die obige Symbol- und Bedienleiste, den linken Ordnerbereich sowie rechter Hand eine E-Mail Übersicht inklusive Vorschauoption. Die Grundansicht ist also in vier gewohnte Bereiche gegliedert.Alle E-Mails im System unterliegen einer farblichen Unterscheidung. Diese gestaltet sich wie folgt: Blaue E-Mails stammen von Nutzern des TecArt-CRM. Eine schwarze Kennzeichnung weisen alle die E-Mails auf, die von außen eingegangen sind. Nachrichten mit hoher Priorität werden rot und automatisch generierte Systemnachrichten grün markiert. Letztgenannte stammen aus verschiedenen Ereignissen, wie z.B. Terminvergaben oder -änderungen, Anrufinformationen, aktuelle Status von Aufgaben u.v.m.
Der webbasierte E-Mail Client unterstützt verschiedene E-Mail Konten, d.h. sowohl POP3- als auch IMAP-Konten und bietet Ihnen selbstverständlich alle gängigen Features, die Sie von anderen E-Mail Programmen gewohnt sind. Dazu gehören beispielsweise das Anlegen weiterer Ordner, das Speichern von Entwürfen und Vorlagen, eine Suchfunktion oder das Anlegen eigener Signaturen.Ist ein Kontakt im TecArt-CRM gespeichert, können Sie auf die Adressierung via Datenbank zurückgreifen. Sie benötigen hierzu lediglich den Namen, Vornamen, die Firma oder den Namen einer Verteilerliste und haben mit Hilfe der automatischen Vervollständigung kurzerhand die korrekte Adresse parat. Über die Schnellauswahl auf der rechten Seite haben Sie schnell und einfach Zugriff auf die letztgenutzen Adressen.
Im Adressbuch legen Sie selbst eigene Verteilerlisten an, welche sich automatisch mit Ihren Kontakten im TecArt-CRM abgleichen.
Für eine zeitsparende Handhabung von Anhängen haben Sie folgende Wahlmöglichkeiten: Wenn Sie Dateien direkt aus dem TecArt-CRM hochladen möchten, funktioniert dies am Schnellsten über das Hinzufügen. Liegt die gewünschte Datei außerhalb des Systems, wählen Sie den Button "Datei hochladen". Das Java-Upload bietet ein übergreifendes und überwachtes Hochladen von sogar ganzen Ordnern. Zudem können Sie Ihre Anhänge im System komprimieren und der Datei einen aussagekräftigen Namen zuweisen. Dies erleichtert dem Empfänger u.a. den Datei-Download.
Ein- oder ausgehende E-Mails verwalten Sie in wenigen Schritten, in dem Sie diese beispielsweise zu Kontakten oder Projekten kopieren oder verschieben. Oder erstellen Sie direkt aus einer E-Mail heraus eine neue Aufgabe, ein Ticket etc. Dabei werden nicht nur entsprechende Daten sofort richtig eingefügt, die E-Mail wird dazu auch gleich in der Aufgabe oder im Ticket abgelegt.
Über die Filterfunktion ordnen Sie Ihre E-Mails automatisch zu. In der Testversion werden z.B. alle Kundennachrichten als Kopie sofort beim jeweiligen Kontakt abgelegt. Dadurch können Sie u.a. auch aus der Kontaktverwaltung heraus direkt auf diese E-Mails zugreifen. Abonnieren Sie Kontakte und/oder Projekte. So haben Sie direkt Zugriff auf die gefilterten E-Mails und können den aktuellen E-Mail Verkehr übersichtlich und einfach ein- und ausschalten. An dem grünen Trichtersymbol ist erkennbar, dass eine Nachricht gefiltert wurde.
Der integrierte Spamfilter ist selbstlernend. Durch Zuweisungen über das Kontextmenü oder die Spam-Spalte (zwischen Datum und Größe der E-Mail) helfen Sie ihm dabei, alle gewünschten Adressen zu blocken. Ebenso schnell können Sie eine versehentlich falsch markierte Nachricht wieder zurückholen.Die Nachverfolgung einer E-Mail geschieht analog Terminen oder Aufgaben. Sie lassen Sich einfach über die Alarmglocke rechts oben oder ein PopUp-Fenster daran erinnern. Dabei erscheint Ihre ganz persönliche Übersicht.
Noch ein wesentlicher Vorteil ist die Dokumentation von Aktivitäten. So erkennen Sie beispielsweise, ob eine E-Mail bereits von einem anderen Mitarbeiter beantwortet, intern weitergeleitet oder beim jeweiligen Kontakt oder Projekt abgelegt wurde u.v.m.
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