So verwalten Sie Ihre Kontakte im TecArt-CRM
Überschauen Sie alle Ihre eingetragenen Kontakte in einer von Ihnen gewählten Ansichtsform, egal ob Karteikarten oder Listen. Über die alphabetische Sortierung oder Standard- und Schnellsuchfunktionen haben Sie binnen Sekunden gewünschte Kontakte selektiert. Hier können Sie für sich oder Ihre Kollegen die wichtigsten Filter auch fest anlegen.Über die Exportfunktion erstellen Sie von allen aktivierten Spalten mit nur einem Klick eine sogenannte CSV-Datei, die Sie in Excel oder anderen Programmen weiterverarbeiten können.
Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) erstellen Sie schnell und einfach vCards (elektronische Visitenkarten), welche direkt im Anhang einer neuen E-Mail als TXT- und VCF-Datei ablegt wird.
Über Kontaktordner abonnieren, können Sie im Modul E-Mail Management die Kontakte abonnieren, deren Postverkehr Sie durch einen entsprechenden E-Mail Filter direkt in den jeweiligen Kontakt leiten. Dies können Sie beliebig an- und ausschalten.
Öffnen Sie einen Kontakt, sehen Sie eine dreigeteilte Einteilung: Oben finden Sie die Kundenstammdaten, rechts daneben den Kalender und darunter alle vorhandenen Registerkarten des Moduls mit all ihren existierenden Verknüpfungen. Welche konkreten Daten Sie in einem Kontakt speichern, entscheiden Sie komplett selbst. Über das Administrationsmodul haben Sie die Möglichkeit, auf bis zu 5 Registerkarten 80 Felder anzulegen. In diesem Zusammenhang haben Sie die Wahl zwischen Listenfeldern, Text- und Zahlenfeldern, DropDown-Menüs, Mehrfachauswahlen u.v.m. Definieren Sie beliebig viele Pflichtfelder, um so eine Mindesteingabe zu gewährleisten. Sie können u.a. auch Verlinkungen zu den Webseiten Ihrer Kontakte hinterlegen. In die Notizen tragen Sie beliebig viele, zusätzliche Informationen ein. Die individuelle Anpassung der Registerkarten ermöglicht Ihnen ein optimiertes Ablagesystem, in dem jeder zu jeder Zeit nachvollziehen kann, wann welche Aktion zu einem Kontakt stattgefunden hat.
Über die Sicherheitsregisterkarte stellen Sie Zugriffsrechte individuell ein und entscheiden somit selbst über die Rechtevergabe für jeden einzelnen Kontakt. Hier vergeben Sie konkrete Lese-, Bearbeitungs- und Löschrechte für Gruppen und Personen.
Fassen Sie die klassischen Kommunikationsdaten, wie Aufgaben, Termine, Anrufe, E-Mails oder Trouble-Tickets, zu Aktivitäten zusammen. Über die Angabe in der Spalte „Typ“ können Sie diese weiterhin voneinander unterscheiden, überschauen so jedoch den chronologischen Ablauf der Ereignisse besser. In der Registerkarte Dokumente hinterlegen Sie z.B. alle Vorlagen für diesen Kontakt. Hier erwarten Sie dieselben Funktionalitäten, wie im Modul Dokumentenverwaltung. Hinterlegen Sie zudem auch alle Arten von Beziehungen, die Ihre Kontakte untereinander haben können. Unter Personen können z.B. neue Mitarbeiter eines Unternehmenskontaktes einpflegen oder Personen zu anderen Kontakten verschieben oder kopieren. Wenn Sie eine Person mit mehreren Kontakten verknüpfen, bleiben die zu ihr hinterlegten Daten trotz unterschiedlicher Kontakte stets identisch, d.h. Änderungen werden überall gleichermaßen vollzogen.
Durch die unterschiedlichsten Verknüpfungsmöglichkeiten zwischen allen Modulen des TecArt-CRM gestalten Sie die Beziehungen zu Ihrem Kunden viel persönlicher und individueller, ohne dabei die Übersicht zu verlieren. Selbst mitarbeiterübergreifende Arbeiten sind so kein Problem mehr, da alle vorhandenen Informationen den autorisierten bzw. berechtigten Mitarbeitern einfach entsprechend zugänglich gemacht werden.
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