Neue Funktionen im TecArt-CRM 3.4

Allgemeines / Sicherheit

	Eine neue Sicherheitsfunktion ermöglicht sicherere Sitzungen. Dabei wird die Session (Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Server) überprüft um zu verhindern, dass diese an andere Browser übergeben wird. Auch das Versenden eines Links mit einer Session wird somit verhindert. Mit diesem Sicherheitsmerkmal können Sie sich im selben Browser nicht mehr mehrfach einloggen. Auch das gespeicherte Passwort im TecArt-Starter funktioniert bei eingeschalteter Funktion nicht mehr. Die Funktion kann über die Administration > System > Sicherheit > Sichere Sitzung > JA/NEIN ein- bzw. ausgeschaltet werden.
	In vielen Bereichen des TecArt-CRM gibt es allgemeine Performance- und Sicherheits-Verbesserungen. Zu diesen Bereichen zählen unter anderem die Übergabe von Links aus dem TecArt-CRM zu anderen Webseiten, ungewollte Weiterleitungen durch versteckte Links in E-Mails, Verbesserungen an den Such- und Filterfunktionen zur Anzeige von vielen Objekten oder auch die Auslagerung von weniger wichtigen Prozessen zur Beschleunigung der normalen Arbeit.
	An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden lassen. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten beim gewählten Suchfilter. Ein Beispiel: Bei Lieferantenverträgen können Sie sich z.B. die Spalte „Inventarnummer“ einblenden lassen, währenddessen Sie diese Spalte bei Ihren Produktverträgen nicht benötigen.
	Im TecArt-CRM Mobile sowie in den lokal laufenden Anwendungen Company und Enterprise mit Verbindung zum Internet, erhalten Administratoren nach einem Login eine Meldung über neue Updates, sofern die aktuell genutzte Version veraltet ist und die automatische Prüfung über Administration > Systeminformationen > Serverkonfiguration > Updates eingeschaltet ist. Wir empfehlen Ihnen das Update immer durchzuführen, da es Fehler im TecArt-CRM beseitigt. Neue Funktionen werden in einer laufenden Version (z.B. 3.4.) nicht eingespielt. Die Updates können Sie auch manuell nachträglich auslösen über den Button Update im Menü Administration > Systeminformationen > Serverkonfiguration > Updates
	Die TecArt Group informiert regelmäßig in E-Mails über wichtige Updates oder Neuerungen. Da diese jedoch nicht immer alle Personen erreicht, wurde die Möglichkeit geschaffen, dass Informationen für Administratoren oder alle Benutzer Ihres TecArt-CRM bereitgestellt werden können. Dies ist ein Service von uns an Sie. Die Information erscheint als Systeminformation über den neuen Chat.
	Ein neuer und schneller Nachrichtenaustausch wurde durch den integrierten Chat geschaffen. Über diesen werden nicht nur wichtige Systeminformationen empfangen sondern Sie haben die Möglichkeit erhalten zwischen den Benutzern Ihres TecArt-CRM kurze Informationen auszutauschen. Dies geschieht natürlich über die gesicherte Verbindung und nur innerhalb Ihres TecArt-CRM. Somit sind auch vertrauliche, innerbetriebliche Nachrichten möglich ohne auf externe Chats zurückgreifen zu müssen. Erhalten Sie eine Nachricht, öffnet sich das Fenster automatisch. Möchten Sie eine Nachricht senden, rufen Sie den Chat über das TecArt-Logo rechts oben durch einen Rechtsklick auf. Der Linksklick öffnet weiterhin die Wiedervorlagen und Erinnerungen.
	Der interne Text- und HTML-Editor wurde verbessert. Mit diesem können Sie Textdateien oder einfache HTML-Templates direkt bearbeiten. Betten Sie Bilder in eine HTML-Vorlage eine, werden diese automatisch in das notwendige Verzeichnis geladen und stehen so beispielsweise auch für den Versand in E-Mails bereit.
	Mit den Tastenkombinationen ALT+1 und ALT+2 können Sie an allen Stellen das aktuelle Datum oder das Datum mit der aktuellen Uhrzeit eintragen. Dahinter erscheint auch das Kürzel des Mitarbeiters zusammengesetzt aus den ersten Buchstaben des Vor- und Nachnamens. Besonders geeignet sind die Funktionen für die schnelle Protokollierung. Als Administrator können Sie über die Benutzerverwaltung der Administration auf der Registerkarte Kürzel ein anderes Mitarbeiterkürzel einstellen.

Administration

	Neue Sicherheitsfunktion und automatisches Update > siehe Beschreibung bei Allgemeines und Sicherheit.
	Wenn Sie auf die Zugriffsrechte eines Benutzers wechseln im Bereich Administration > Benutzer > jeweiliger Benutzer und dort mit der Maus über die möglichen Rechte fahren, so erhalten Sie als Quickinfo die Gruppen eingeblendet in denen der Benutzer das entsprechende Recht ggf. schon erhalten hat.
	In der Felderverwaltung wurden die Formeln so angepasst, dass nun die Möglichkeit besteht die errechneten Werte auch auszuwerten oder mit bereits berechneten Feldern weiter zu rechnen. Möglich macht dies die Speicherung der errechneten Werte direkt in der Datenbank. So können Sie nun auch die Spalten in den Übersichten anzeigen lassen, in denen Sie Werte errechnet haben. Durch diese Änderung werden Werte nicht mehr beim Aufrufen des Objektes live berechnet sondern durch das Drücken des grünen Aktualisieren-Button in jedem Objekt bzw. in den Listenansichten. Über Ihre persönlichen Einstellungen > Allgemein können Sie ggf. die Live-Berechnung einschalten. Bitte beachten Sie, dass dies nicht jeder Mitarbeiter tun muss, da die Werte in der Datenbank stehen.
	In der Administration > Felder > Kontakte bzw. Personen finden Sie zwei weitere Systemfelder „E-Mail2“ und „E-Mail3“. Diese Felder können Sie in Ihre Kontaktansichten und Personendaten einbinden und befüllen. Diese Felder werden dann für die Autovervollständigung beim Schreiben einer neuen E-Mail mit ausgelesen. Tipp: Haben Sie bereits benutzerdefinierte Felder mit Daten befüllt, nutzen Sie die Möglichkeit und kopieren diese mit Hilfe einer Formel in das neue E-Mail-Feld. Wenn die Daten übertragen wurden müssen Sie die Formel wieder löschen und können auch Ihr benutzerdefiniertes Feld löschen. Bei Fragen hilft Ihnen unser Support gern weiter.
	Sollen gelöschte Objekte wieder hergestellt werden, so können Sie nach alle Typen am unteren Bildschirm der Anzeige der Objekte im Bereich Administration > Gelöschte Objekte filtern. Sie können nun auch gelöschte Filter, Zugriffslisten, Urlaubsverträge etc. wiederherstellen.

E-Mail

	In der automatischen Vervollständigung der E-Mail-Adressen in den Feldern „An“, „Cc“ und „Bcc“ werden alle systemtechnischen E-Mail-Felder aus den Personen, Kontakten, dem persönlichen Adressbuch und der Benutzer herangezogen.
	Im Modul E-Mail über Extras > Abwesenheitsnotiz können Sie die Daten des ausgewählten Datums direkt in Ihrer Notiz verwenden. Dies ist besonders praktisch, wenn sich der Text außer dem Datum nicht ändert. Mit dem Setzen des neuen Datums wird eine immer aktuelle Abwesenheitsnotiz versendet. Tragen Sie in Ihren Text der Abwesenheitsnotiz an der Stelle des Datums die Variable "{$start_date}" für den Starttag und "{$stop_date}" für den letzten Tag ein. Sie können wahlweise auch nur eine dieser Variablen nutzen.
	Bisher konnte man je E-Mail-Konto eine Signatur, aber für alle Konten nur eine Vorlage verwenden. Mit der Änderung in der Version 3.4. ist es möglich wahlweise je Konto eine Signatur oder E-Mail-Vorlage einzustellen. Der Aufbau der Vorlagen hat sich etwas verändert. Daher stellen wir Ihnen über den Link eine neue Beispielvorlage mit den entsprechend notwendigen Variablen zur Verfügung. Sie können diese in Ihr TecArt-CRM im Bereich Administration > Vorlagen > E-Mail-Vorlagen importieren und dort in einem Ordner entpacken. Bitte beachten Sie, dass die verwendeten Variablen ggf. bei Ihnen keine Verwendung finden und somit eventuell leer bleiben. Die Auswahl für die Verwendung einer Signatur oder Vorlage können Sie über die Kontoeinstellungen vornehmen. Als Administrator über die Administration > Benutzer > jeweiliger Benutzer > E-Mail-Konten oder als Anwender mit entsprechender Berechtigung im Modul E-Mail > Extras > E-Mail-Konten. Administratoren können für die Anwender die Freigabe von Signaturen zur Auswahl beeinflussen. Hierfür wird im Vorlagenordner durch entsprechende Leserechte auf den Ordner die Sichtbarkeit eingeschränkt.
	Wie die Signaturvorlagen können auch beliebige E-Mail-Vorlagen erstellt werden. Diese werden ebenfalls über die Administration > Vorlagen > E-Mail-Vorlagen mit entsprechenden Leserechten für die jeweiligen Mitarbeiter gepflegt. Beim Schreiben einer neuen E-Mail können Sie oben das Konto wählen. Dabei wird ggf. eine für dieses Konto eingestellte Signatur vorgetragen. Nutzen Sie dann das nächste Drop-Down-Menü und wählen Sie die Art der hinterlegten Vorlage (z.B. HTML) und im rechten Drop-Down-Menü die zu verwendende Vorlage aus. Diese ersetzt die eingetragene Signatur durch die vorgefertigte Vorlage. Anlagen und Betreffs sind bei diesen Vorlagen noch nicht möglich.
	Lokal gespeicherte E-Mail-Dateien mit der Endung *.eml können via Drag&Drop in den jeweiligen E-Mail-Ordner des Moduls E-Mail verschoben werden.

Anrufe

	Die Click2Dial-Funktion (Rufaufbau über eine Rufnummer, welche mit „+“ beginnt) wurde überarbeitet. Die Vereinfachung ist so, dass beim Wählen über eine lokal installierte Software kein neues Fenster mehr geöffnet wird. Ist kein CTI-Link eingerichtet, werden auch die Nummern in der Anzeige nicht verlinkt.
	Sie können im TecArt-CRM eigene systemweite CTI-Handler erstellen. Damit können erfahrene Anwender und Programmierer eigene Wählscripte erstellen und geeignete Telefonanlagen einfach ansprechen und anbinden. Die TecArt Group liefert bereits einen Standard-Handler für die Starface mit aus.
	Der CTI-Handler für die Starface-Anlagen übernimmt die Dienste zwischen dem TecArt-CRM und der Telefonanlage. Dabei werden die im TecArt-CRM befindlichen Kontakte synchronisiert und im Telefon bei eingehenden Anrufen direkt angezeigt. Darüber hinaus werden alle extern eingehenden und ausgehenden Anrufe automatisch eingetragen und es öffnet sich eine Anrufnotiz, in der Sie wichtige Notizen speichern können. Die Notizen werden automatisch mit den zur Rufnummer passenden Kontakten verknüpft und die Dauer des Anrufes eingetragen.

Ressourcen

In der Ressourcenverfügbarkeit über das Modul Ressourcen werden die Notizen der Ressourcenbuchung bzw. des verbundenen Termins als Quickinfo angezeigt, wenn man mit der Maus über einen Ressourceneintrag fährt.

Trouble-Ticket

Mit dem Trouble-Ticket-System gibt es die Möglichkeit über eine Oberfläche mehrere Arten von Tickets zu verwalten. Dienlich ist dies, wenn es z.B. Kundenanfragen über Ihre Hotline gibt, Sie aber auch interne Aufträge für Hausmeister oder EDV managen wollen. Sie haben die Möglichkeit mehrere unterschiedliche Trouble-Ticket-Bereiche mittels Gruppen einzutragen. Ist ein Benutzer in mehreren Gruppen Mitglied, kann er für jeden Bereich Tickets erzeugen. Für jeden Bereich können Sie individuelle Einstellungen für die Rechte, Ticket-Nummern, Felder etc. vornehmen. Die Anzeige der jeweiligen Tickets für den Benutzer regeln Sie über Rechteeinstellungen bzw. entsprechende Filterfunktionen.

Im Rahmen der individuellen Einstellungen für jedes Ticket, können Sie die Art der automatischen E-Mails und Zwischeninformationen frei gestalten. Die E-Mails können entweder als Text- oder HTML-E-Mails versendet werden. Die Erstellung ist genau wie in den E-Mail-Vorlagen, lediglich der Typ ist fest definiert.

Dokumentenmanagement

	In allen Bereichen des Dokumentenmanagements können Sie aus allen Bereichen des TecArt-CRM über den Button „Hinzufügen“ Dokumente einfügen. Dabei werden nur die Module angezeigt, auf die der jeweilige Mitarbeiter Zugriff hat. Für die Objektsuche stehen die gespeicherten Suchfunktionen je Modul sowie der Schnellfilter zur Verfügung. So können Sie z.B. schnell nach einem Projekt oder Kontakt suchen um dort die Dokumente an andere Stellen einzufügen.
	In neueren Browsern steht Ihnen neben dem Java-Upload auch die Funktion „Datei(en) hochladen“ zur Verfügung. Wenn Sie auf den Button klicken, können Sie gleichzeitig mehrere Dateien mit gedrückter STRG-Taste auswählen und öffnen. Diese werden gleichzeitig hochgeladen und erscheinen alle gemeinsam erst nach erfolgreichem Upload aller Dateien.
	Die Drag&Drop-Funktion für Dokumente beschleunigt und erweitert die Möglichkeiten lokal liegende Dokumente in beliebige Dokumentenbereiche zu ziehen. Diese Funktion entspricht in der Funktion der des Dateien hochladen. Markieren Sie beliebige lokale Dokumente und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste in den gewünschten Bereich. Der Ladebalken zeigt Ihnen den aktuellen Fortschritt an. Tipp: Diese Funktion können Sie auch beim Versenden von E-Mails verwenden, wenn Sie die gewünschten lokalen Dokumente einfach in den Anlagenbereich der E-Mail ziehen.
	Binden Sie eigene Dokumente, gemeinsame Dokumente oder Objekte als Netzlaufwerk in Ihre lokale Ordnerstruktur ein oder machen Sie Dokumente einfach auf Ihrem mobilen Endgerät verfügbar. Mit der CRM-WebDAV-Funktion besteht darüber hinaus auch die Möglichkeit Dokumente direkt zu öffnen, zu bearbeiten und mit dem Speichern als neue Version direkt wieder in Ihr TecArt-CRM zurückzuspielen. Die Einrichtung und Freigabe sowie die notwendigen Bedingungen, wie das externe Benutzerkennwort, finden Sie detailliert Webdav-Installation.

Active Directory / LDAP

Active Directory / LDAP ist ein neues, kostenpflichtiges Zusatzmodul zur Authentifizierung und zum Kontaktabgleich mit der Möglichkeit des automatischen Erzeugens von Benutzern im TecArt-CRM und dem Abgleich von E-Mail-Konten der Benutzer. Hier erhalten Sie eine genauere Beschreibung für die Einbindung.

Mobile-Interface (BETA) / Push

Mit dem Mobile-Interface wird das TecArt-CRM noch mobiler. Sie können bei neueren mobilen Endgeräten und geeigneten Browsern (z.B. Chrome, Safari) Ihr TecArt-CRM über das neue TecArt-Mobile-Interface aufrufen und live auf Ihr persönliches Adressbuch, Kontakte und Personen zugreifen. Bei den Kontakten können Sie gleichzeitig auf die verknüpften Aktivitäten wie Anrufe, Aufgaben, Termine oder Tickets und sogar auf die Dokumente in den Kontakten zugreifen. Eine Umkreissuche ermöglicht vom aktuellen Standort aus Kontakte in der Nähe zu finden. Über die Einstellungen können Sie sich die gewünschten Felder der Personen, Kontakte und Tickets einblenden oder die Umkreissuche anpassen. Aktivitäten der Tickets lassen sich noch nicht anzeigen. Aufgerufen wird das TecArt-Mobile-Interface über den Browser wie folgt: https://IhreSystemAdresse.tecart.de/mobile. Das Interface befindet sich voraussichtlich bis zur TecArt-CRM Version 3.5. im BETA-Test. Daher bieten wir KEINEN Support an.

Die TecArt-Push-Funktion wurde so erweitert, dass Sie in allen globalen Kontakten Ihres TecArt-CRM suchen können ohne die Kontakte oder Personen zu abonnieren oder zu synchronisieren. Voraussetzung ist eine Internetverbindung Ihres Gerätes. Getestet wurde die Funktion auf Endgeräten mit Android ab Version 2.2, iPhone, WindowsPhone und WindowsMobile. Suchen Sie auf Ihrem Gerät einfach nach einem Kontakt. Dort wird momentan lokal gesucht, jedoch werden Ihnen dann weitere Optionen wie „Firmenverzeichnis“ oder „Globale Adressliste“ angeboten. Führen Sie diese Funktion durch Antippen aus, erhalten Sie die gefunden Ergebnisse aus Ihrem TecArt-CRM.

Wichtige Fehlerbeseitigungen

Neben vielen kleinen Fehlern wurden diese wichtigen behoben. Eine aktuelle Fehler- (Bug-) und Fehlerbeseitigungsliste (Bugfix-Liste) finden Sie über unsere Webseite http://wiki.clever-crm.de/Bugliste.

	E-Mail	Abonnierte Kontakte und Projekte werden nicht auf Recht überprüft
	E-Mail	Persönliches Adressbuch mit vielen Adressen
	Dienstplanung	Ausgeschiedene Personen werden in besonderen Dienstplänen dauerhaft angezeigt
	Ticket	Erhöhung Feldlänge der Ticketnummer auf 32 Zeichen
	Ticket	Timer in Aktion überschreibt manuelle Zeitänderungen
	Aufgaben, Anrufe, Termine	Zeiten von Aufgaben, Terminen und Anrufen werden in neue Aktivitäten kopiert
	Termine	Speichern eines einzelnen Serientermins schließt den Termin
	Termine	Zeitproblem bei ganztägigen Terminen einer ics-Datei
	Termine	Automatische Termine mit Status "Gebucht" werden als Frei angezeigt und freie Termine als Gebucht
	Termine	Unvollständiger Text bei Termindateien *.ics
	Kontakte, Projekte	Anzeige der Dokumentenanzahl fehlerhaft
	Ressourcen	Genehmigungs-E-Mails werden doppelt verschickt
	Dokumente, Administration	Gelöschte Elemente: Löschen von gelöschten Dokumenten verursacht Datenverdopplung

Schnittstellen

	Alle Schnittstellenbeschreibungen finden Sie in unserem Entwicklerbereich unter API oder Webservices. Wir haben Ihnen hier eine kleine Auswahl der Änderungen beschrieben.
	Für die Schnittstellen wurde eine Erweiterung im TecArt-CRM Company oder Enterprise entwickelt um den Automatismus für die Schnittstellen im TecArt-CRM anzuzeigen und managen zu können. Dazu gibt es einen Ordner auf dem Server mit dem Namen autorun in welchen weitere Unterordner angelegt werden können. Der Name des Unterordners entspricht dem angezeigten Modulnamen im TecArt-CRM unter Administration > System > Automatismus. Der Unterordner muss eine Datei index.php enthalten welcher für den Automatismus benötigt wird. Weiterhin muss im Ordner config in der Datei autorun.inc.php ein entsprechender Eintrag vorgenommen werden. Weitere Hilfe hierfür kann Ihnen unser Support geben.
	Erweiterung oder Änderungen API API Contacts: - Überarbeitung der Suchfunktionen > OR-Verknüpfung für die Input-Felder. - Möglichkeit zur Definition der Rückgabefelder bei searchContact(); searchPersons(); - Neue Funktion getPersonPicture(), setPersonPicture() - Option für die Formatierung der Daten mit getSingleContact(), getSinglePerson() Neue Klasse: Activities - Die Funktion getActivities() schafft die Möglichkeit, die Aktivitäten von einem Kontakt, einem Projekt oder einem Ticket zu holen. API Calls: - Neue Funktion: getCall() - Array mit projects wird mit geliefert, für getCall(), getCalls() API Tickets: getTicketInfo(): - Berechtigung für den Ticketszugriff wird geprüft, d.h. Benutzer ohne Zugriffsberechtigung zum Ticket-Modul im TecArt-CRM können die Funktion nicht benutzen. API Task: - Neue Funktion getTask($id) API Documents: - Neue Funktion documentExists() - Neue Funktion copyDoc() schafft die Möglichkeit, Dateien zum selben Ordner zu kopieren.
	Erweiterung oder Änderungen SOAP SOAP Contacts: - Neue Funktionen: countPersons(), getPersonPicture(), setPersonPicture() - Neue Funktionen: getChangedAppointmentsList(), getAppointmentsFromList() SOAP Dates: - Neue Funktion: getAppointment();