So managen Sie Ihre Projekte im TecArt-CRM
Grundsätzlich können Sie alle Ihre eingetragenen Projekte in verschiedenen Ansichten, sei es über Karteikärtchen oder eine Liste, verwalten. Hier entscheiden Sie selbst, welche Spalten Sie sehen und ggf. exportieren möchten. Öffnen Sie mit den weiteren Registerkarten Ihr letztes Projekt oder die letzten 20 in der Übersicht.In der Struktur eines einzelnen Projektes stehen Ihnen bis zu 80 Felder aud insgesamt fünf Registerkarten verteilt für Ihre Eingaben zur Verfügung. Dabei legen Sie beliebig viele Pflichtfelder fest und gewährleisten so eine Mindesteingabe an geforderten Daten. Sie können hierbei Text- und Zahlenfelder, Datumsangaben, Kontrollkästchen, DropDown-Listen auch mit Mehrfachauswahl, Währungen, Kontakt- und Projektauswahlen festlegen oder sogar Buttons einsetzen, die z.B. auf die Firmenwebseite verlinken. Zusätzliche Informationen speichern Sie einfach in den Projektnotizen ab.
Je nach Zugriffsrechten kontrollieren Sie oder ein Administrator über die Registerkarte Sicherheit die Lese-, Bearbeitungs- und Löschrechte der im Adminbereich festgelegten Gruppen und Benutzer bezogen auf das Projekt.
Die unten stehenden Registerkarten variieren je nachdem welche Module Sie mieten oder kaufen. Dort liegen alle Verknüpfungen des Projekts in nach Modulen getrennten Registerkarten, wobei Aufgaben, Anrufe, Termine und E-Mails auch zu Aktivitäten zusammengefasst werden können.
Unter Mitglieder tragen Sie nicht nur die zuständigen Projektmitarbeiter ein. Sie können hier ebenso einem Kunden oder externen bzw. zeitlich begrenzten Mitarbeiter ein Passwort einrichten, welchem der Administrator gesonderte Lese-, Bearbeitungs- und Löschrechte zuordnet. Damit hat der externe Benutzer einen eingeschränkten, für Ihn definierten Zugriff und kann so direkt am Projekt mitwirken und Informationen einbringen. Verfeinern Sie so beispielsweise Ihre Kundenbeziehungen oder machen Sie eine umfassende Gruppenarbeit selbst mit wechselnden Mitarbeitern möglich. Durch die Zuordnung von Mitgliedern zu Kontakten erstellt das System hier automatisch eine Verknüpfung und zeigt das Projekt wiederum auch in der unter dem Kontakt befindlichen Registerkarte an. Deaktivieren Sie ein Account, bleibt die Verknüpfung dennoch erhalten.
Sie können an dieser Stelle auch spezifische Stundenlöhne für das Projekt anweisen und behalten alle Ihre Projektkosten zu jeder Zeit im Auge.
Eine nächste Reiterkarte enthält alle Funktionalitäten des Moduls Dokumentenverwaltung. Über die Eigenschaften eines Dokumentes können Sie dessen Zugriffsrechte ein weiteres Mal eingrenzen oder ausweiten. Die Sicherheitseinstellungen sind auch lediglich über die Lese-, Bearbeitungs- oder Löschrechte für selbst angelegte Ordner einstellbar.
Je nachdem welches Modul Sie in Ihr TecArt-CRM integrieren, sehen Sie entsprechend weitere Reiterkarten. Die vielfältigen Verknüpfungen eröffnen Ihnen dabei wiederum vielseitige Möglichkeiten für ein an Ihr Unternehmen angepasstes, individuelles Ablagesystem. Somit hinterlegen Sie alle benötigten Vorlagen, relevanten Informationen und dazugehörigen Dokumente rund um Ihr Projekt.
Definieren Sie zu guter Letzt eigene Schnellfilter, die Sie für sich oder auch für Ihre Kollegen speichern. Nutzen Sie dazu die Suchfunktionen, egal ob alphabetische Suche oder Suche nach Teilworten.
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