allobjekt Projektsteuerung GmbH

Die allobjekt Projektsteuerung GmbH mit Sitz in Weimar widmet sich bundesweit Projekten zur Sanierung und zum Neubau von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Darüber hinaus arbeitet sie eng mit externen Unternehmen (wie Architekten und Subunternehmern) zusammen, welche komplett in die verschiedenen Projekte integriert werden müssen.

Aufgabenstellung

Im Tagesgeschäft der allobjekt Projektsteuerung GmbH ist also ein reger Datenaustausch notwendig. So müssen u.a. die neuesten Bauzeichnungen oder Fotos an die beteiligten Firmen übermittelt werden. Die Bauleiter sind zudem viel unterwegs, um die einzelnen Projekte vor Ort zu betreuen. Dabei sind sie darauf angewiesen, ihre Daten (z.B. Bauzeichnungen, Genehmigungen, Bauzeitenpläne usw.) überall aktuell abrufen zu können.

Um all dies optimal abdecken zu können, war eine Software zum Management aller internen und externen Geschäfts- und Kommunikationsabläufe gefragt.

Lösung

So kam das TecArt-CRM Company bei allobjekt zum Einsatz. Die Außenstandorte arbeiten nun mittels VPN-Verbindungen direkt auf dem zentralen Server. Architekten sowie Bauleiter greifen vor Ort auf der Baustelle über eine SSL-verschlüsselte Internetverbindung auf die Daten zu. Weiterhin ist die Bearbeitung von Dokumenten direkt aus dem System möglich und auch das Ablegen von Dokumenten funktioniert sowohl direkt über das TecArt-CRM System wie über klassische zentrale Laufwerke. Auch diese Dokumente mussten für eine schnelle Suche indiziert werden sowie die entsprechenden Rechte erhalten.

Kundennutzen

Durch das TecArt-CRM Company werden große Dokumentenmengen gespeichert und in ihrer Version sicher im Projekt-Modul sowie im jeweiligen Kontakt abgelegt. Diese Verknüpfung folgt der Logik des Nutzers und vereinfacht somit dem Mitarbeiter die Suche nach relevanten Daten vor Ort. Das System bewältigt momentan Daten von ca. einem Terabyte in einer logischen und einheitlichen Unternehmensstruktur. Mitarbeiter aus den verschiedensten Bereichen finden einfach und schnell die entsprechenden Daten. Externen Unternehmen wird die Möglichkeit eingeräumt, freigegebene Daten einzusehen, zu bearbeiten oder neue Daten im System zu speichern. Der Verzicht auf den bisher notwendigen FTP-Server führte zu einer Erhöhung der Sicherheit. Durch die verschiedenen Zugriffsrechte (lesen, bearbeiten und löschen) können Dokumente und Dateien zudem unterschiedlich behandelt werden.