Baubetreuungsbüro Schäf

Das Ingenieur- und Baubetreuungsbüro Schäf (BBS) hat seinen Sitz in der thüringischen Landeshauptstadt Erfurt. Seit der Firmengründung im Jahr 1997 ist eine qualitativ hochwertige Arbeitweise, ganz im Sinne eines kundenorientierten Dienstleisters im Bereich der Baubranche, der zentrale Anspruch des Teams um die Inhaber Matthias Schäf und Simone Neubauer. Das Leistungsbild des Büros umfasst einerseits die individuelle Komplettbetreuung eines Bauprojektes, angefangen bei der Vorbereitungsphase über die Planung bis hin zur Realisierung und der schlussendlichen Fertigstellung inklusive Übergabe und Abrechnung. Andererseits betreut BBS schwerpunktmäßig komplexe Projekte im Bereich Hoch- und Tiefbau sowohl für private als auch öffentliche Bauherren in allen Leistungsphasen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI).

Aufgabenstellung

Zur bestmöglichen Abwicklung der tagtäglich anfallenden Aufgaben, hat das Unternehmen im Geschäftsalltag seit jeher modernste Rechentechnik im Einsatz. Zur zeichnerischen Bearbeitung der Bauprojekte wird die Softwareanwendung AUTOCAD verwendet. Durch das AVA-Ausschreibungsprogramm California.pro hingegen erfolgt die quantitative Projektsteuerung. Zur Abbildung von E-Mails, Kontakten, Aufgaben und Terminen wurde anfangs Microsoft Outlook genutzt.
Ein Hauptproblem galt es jedoch noch zu beheben: BBS hatte keine zentrale Datenbank. Nachdem es immer mehr Aufträge bekam und demnach entsprechend Mitarbeiter aufstockte, musste auch eine Alternative zu Outlook Exchange gefunden werden und das Büro war auf der Suche nach einer neuen Softwarelösung. Es sollte ein einheitliches Informations- und Datensystem mit individuellem Zugang für jeden einzelnen Mitarbeiter eingeführt werden. Neben verwaltungstechnischen Möglichkeiten sollte die Software ein integriertes Tool für übergreifendes Dokumenten- und Projektmanagement bieten und auch die Terminkoordination und -kontrolle über sämtliche Mitarbeiter hinweg merklich verbessern. Es galt die verschiedenen Szenarien der Büroorganisation, welche sonst nur in mehreren, unterschiedlichen Systemen verwaltet werden können, gemeinsam in einem einzigen Softwaresystem abzubilden. Weiterhin sollte ein Zugriff (beispielsweise auf E-Mails) auch außerhalb des Büros vollkommen unabhängig von Ort und Zeit möglich sein, um so die Effizienz der Arbeitsleistung zu verbessern.

Lösung

Im Zuge seiner Recherchen wurde BBS auf die browserbasierte TecArt-CRM Software aufmerksam. Das Unternehmen erhielt des Weiteren eine persönliche Empfehlung im Rahmen seiner Mitgliedschaft bei den Thüringer Wirtschaftsjunioren und schon bald folgte das erste Gespräch mit dem Softwarehersteller TecArt. Ein wesentliches Entscheidungskriterium war dabei natürlich auch die räumliche Nähe zu dem Erfurter IT-Unternehmen.
Im Hinblick auf die genannten Anforderungen wurde schlussendlich eine Entscheidung zugunsten des Software-as-a-Service Produktes TecArt-CRM Mobile gefällt. Mit Hilfe der Zusatzsoftware Outlook-Importer erfolgte eine einfache Integration aller Outlook-Daten in die CRM-Software. Parallel zum browserbasierten CRM-Tool wurde ebenfalls die Anwendung Open-Manager der TecArt-Partnerfirma Equitania Software GmbH implementiert. Dieser Offline-Client sorgt dafür, dass auch von Unterwegs (beispielsweise bei Bahnfahrten) oder bei einem unerwarteten Ausfall der Telekommunikationsleitungen dennoch mit aktuellen Daten gearbeitet werden kann. Somit wurden sämtliche Anforderungen, die das Baubetreuungsbüro an das Daten- und Informationssystem hatte, erfüllt. Die Umsetzung des Projektes dauerte von der Beratung über die Einführung bis hin zur vollständigen Nutzung der neuen Software im kompletten Unternehmen nur knapp einen Monat und lief nicht nur sehr schnell sondern vor allem auch unkompliziert ab.

Kundennutzen

Das Ingenieurbüro nutzt die TecArt-CRM Lösung als neue, gemeinsame Softwareplattform, auf der es seine Arbeitsabläufe organisiert, kontrolliert und strukturiert verrichten kann, und das alles in Echtzeit. Neben dem gemeinsamen Terminkalender hat jeder Mitarbeiter nun auch Anrufnotizen, Dokumente, Projektfortschritte u.v.m. stets aktuell im Blick. Auch von unterschiedlichsten Standorten, wie den weit verstreuten Baustellen aus, ist ein einheitlicher Zugriff auf die Softwaredatenbank jederzeit gewährleistet, was zu einer enormen Zeit- und Kostenersparnis beiträgt. Datensicherung, Softwarepflege und Virenschutz werden dabei über das TecArt-Servicepaket abgedeckt und BBS kann rundum sorglos arbeiten. Durch die Anwendung der TecArt-CRM Software sind die einzelnen Arbeitsplätze miteinander vernetzt und BBS ist somit in der Lage, alle Projekte örtlich unabhängig zu verwalten. Dazu kann auch den Auftraggebern des Büros jederzeit der Zugriff auf Projekte und tagesaktuelle Bearbeitungsstände ermöglicht werden.