Kommunaler Sozialverband Sachsen

Der Kommunale Sozialverband Sachsen ist eine Gemeinschaft aller Landkreise und kreisfreien Städte Sachsens und eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Der Verband nimmt - mit seinen insgesamt über 480 Mitarbeitern an drei Standorten in Leipzig und Chemnitz - zahlreiche, gesetzlich verankerte und bedeutungsvolle Aufgaben wahr. Im Fokus seines Tätigkeitsfeldes stehen die sozialen Leistungen für behinderte oder von einer Behinderung bedrohte Menschen.

Aufgabenstellung

Die Mitarbeiter des KSV sollten zukünftig mehr Zeit haben für ihre bedeutungsvolle und wichtige Aufgabe und von interner Bürokratie entlastet werden. Mit Hilfe einer webbasierten Software-Lösung wollte man interne Geschäftprozesse einfacher, schneller, flexibler und damit effizienter gestalten. Ziel war es, ein zentrales Intranet-Portal mit weitreichenden Funktionen aufzubauen. Im speziellen Fokus standen dabei die Verwaltung von Ressourcen, die Planung von Urlaub und Dienstreisen, die Abbildung von Speiseplänen sowie eines internen Telefonbuches. Schließlich sollte das Ganze noch sinnvoll mit einer praktikablen Lösung zur Zeiterfassung verknüpft werden.

Lösung

Um diese Aufgabenstellung lösen und den Bedürfnissen des Verbandes gerecht zu werden, wurde eine ganzheitliche Lösung rund um das TecArt-CRM Company geschaffen, welche verschiedene webbasierte Systeme harmonisch miteinander verknüpft.
Das interne Content Management System (CMS) Joomla wird zur Pflege klassischer Webseiten genutzt. Dem KSV dient es zur stetigen Verwaltung von allgemeinen Informationen, des Veranstaltungskalenders sowie weiterer, redaktioneller Inhalte des neuen Intranets.
Die Grundmodule des TecArt-CRM Company kommen einerseits im Hintergrund zum Einsatz. Andererseits findet die Software im Zuge der elektronischen Urlaubs- und Dienstreiseplanung, Terminverwaltung sowie Ressourcenplanung Anwendung. Urlaubswünsche können so schnell und einfach gemanagt und Urlaubszeiten, Fortbildungen, Krankheitstage u.v.m. übersichtlich im Abwesenheitskalender abgebildet werden.
Die Daten hierfür stammen aus der Zeiterfassung ZEUS® der ISGUS GmbH. Dieses System wird im Zuge der Genehmigungskreisläufe von Abwesenheiten (z.B. bei Urlaubsanträgen oder Fehlzeiten) sowie zur tagtäglichen Arbeitszeiterfassung eingesetzt. Letztgenannte findet dabei entweder über spezielle Buchungsterminals mit entsprechender Zutrittskontrolle (Einsatz von Transpondern) oder die Weboberfläche statt. Das Zeitmanagement erfolgt nach unterschiedlichsten Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodellen und spezifischen Regelungen.
Schlussendlich werden die vorgestellten webbasierten Systeme in eine zentrale Oberfläche eingebunden. Die Basis für den wechselseitigen Austausch von Benutzerdaten zwischen allen Komponenten bildet das TecArt-CRM. So gleicht z.B. Joomla die Inhalte des integrierten Telefonbuches stetig mit den aktuellsten Daten der CRM-Software ab. Auch ZEUS® holt sich u.a. Fahrzeuge für die Dienstreisebeantragung aus dem TecArt-CRM und liefert diese nach ihrer Genehmigung mit gebuchtem Status an die TecArt-Software zurück.

Kundennutzen

Mit der Einführung des integrierten Intranet-Portals rücken die zentralen, sozialen Aufgaben des Kommunalen Sozialverbandes Sachsen noch mehr in den Vordergrund. Durch die Abbildung der verschiedenen Komponenten in einem zentralen System und die Automatisierung eines Teils der internen Arbeitsabläufe ist der Weg hin zu einer papierlosen Verwaltung ein Stück weit geebnet.
Die Mitarbeiter des KSV bewegen sich nun lediglich in einer einzigen Oberfläche, haben aber dennoch alle genutzten Systeme im Überblick. Der Datenaustausch zwischen den einzelnen Systemeinheiten funktioniert dabei vollautomatisch und unsichtbar für den Benutzer. Die Eintragung von Urlaubs- oder Abwesenheitszeiten erfolgt automatisiert im Terminkalender. Abstimmungen zwischen Mitarbeitern und Antragstellungen laufen ohne jegliche Medienbrüche ab, was für fließende Prozesse und Datenübergaben sorgt.
Die an zentraler Stelle gebündelten Informationen können, unter Berücksichtigung verschiedener Nutzerrechte, via Browser problemlos durch die Mitarbeiter abgerufen und bearbeitet werden. Dieser enorm flexible Datenzugriff macht ein Arbeiten unabhängig von Ort und Zeit möglich, egal ob am Büroarbeitsplatz oder im Homeoffice. Zudem wird die Vernetzung der drei Standorte des KSV gefördert. Eine hohe Daten- und Übertragungssicherheit bleibt dabei grundsätzlich gewährleistet.
Die Verfügbarkeit von Ressourcen ist direkt sowie über Terminbuchungen möglich. Damit wird die Nutzung verschiedener Outlook-Kalender und Excel-Tabellen unnötig. Die Verfügbarkeitsprüfung erfolgt in Echtzeit und berücksichtigt die individuelle Berechtigung auf jede einzelne Ressource.
Die Abbildung und Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe des KSV im neuen Intranet-Portal bringt also zahlreiche Vorteile mit sich. Die separate Betrachtung und Nutzung der Webseite, eines File- bzw. Dateiservers sowie von Zeiterfassung oder Urlaubsplanung wird damit überflüssig. Statt in unterschiedlichen Oberflächen und Programmen arbeitet der KSV nun ressourcenschonend in einem einzigen, browserbasierten System und erspart sich so nicht nur den zusätzlichen Arbeitsaufwand, der früher mit dem ständigen Abgleich von Daten und Informationen einherging.