Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Ulrich Horn

Die Kanzlei Horn mit Sitz in Erfurt bedient mit ihren Leistungsangeboten im Bereich der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung Mandanten aus den unterschiedlichsten Branchen.

Aufgabenstellung

Ulrich Horn und seine Mitarbeiter suchten nach einer Softwarelösung, die für Steuerberatergesellschaften mit einem oder mehreren Standorten sowie zur Vernetzung und detaillierten Mandantenbetreuung geeignet ist.

Es galt Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und eine einheitliche Datenpflege für die Klienten zu gewährleisten. Die Kanzlei strebte dahingehend die Einführung eines zentralen Arbeits- und Archivierungssystems an. Dieses sollte in der Lage sein, gerade die Kommunikationsabläufe zu optimieren, Mandanten und deren Daten übersichtlicher zu pflegen und die Zeiterfassung der Mitarbeiter in Bezug auf ihre einzelnen Tätigkeiten zu verbessern. Darüber hinaus sollte eine bessere Auswertbarkeit der Ereignisse und Prozesse stattfinden, um den Pflegeaufwand entsprechend der erbrachten Mandantenleistungen zu berechnen und transparent darlegen zu können.

Neben diesen operativen Anforderungen spielten ebenfalls technologische Präferenzen der Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei eine Rolle. Zur Vermeidung erhöhter Wartungskosten solle ein entsprechendes Softwaresystem im einfachen Webbrowser funktionieren und somit eine zentrale Pflege der Software möglich sein.

Lösung

Nach einem Workshop zur Ist-Soll-Analyse, der anschließenden Festlegung genauer Anforderungen und einer 4-wöchigen Testphase, fiel die Entscheidung der Kanzlei Horn auf das Produkt TecArt-CRM Company. Die Ansprüche wurden in allen Systemeigenschaften erfüllt und vermerkte Kerngedanken in ihrem vorgegebenen Nutzwert sogar übertroffen.

Das gewählte CRM-System wird unternehmensintern auf einem Linux-Server bereitgestellt. Mit Hilfe einer externen Anbindung kann zudem auch ohne zusätzliche Datentechnik von außen auf das System zugegriffen werden. Generell wird die Echtzeit-Verbindung durch eine moderne SSL-Verschlüsselung gesichert. Nach seiner professionellen Einrichtung läuft das Company-System der TecArt Group weitestgehend wartungsfrei und damit kosteneffizient.

Kundennutzen

Die Nutzung verschiedener, nur bedingt kompatibler Systeme zur fachlichen Unterstützung der Mitarbeiter im tagtäglichen Arbeitsablauf wird durch die Verwendung des ganzheitlichen, integrierten TecArt-CRM Company abgelöst. In anderen Programmen (wie DATEV) erstellte Dokumente werden zentral beim jeweiligen Kundenkontakt oder Projekt hinterlegt und sind auf einen Blick ersichtlich. Im Hinblick auf das Management der Datenflut führte die Einführung des Systems zu einer enormen Erleichterung. Datensätze von Mandanten müssen nun nicht mehr in verschiedenen Programmen gespeichert werden. Somit wird einer Vervielfachung des Datenvolumens und einer Duplikationen von Dokumenten vorgebeugt. Daneben erfolgte eine Optimierung in der Koordination. Der Such- und Pflegeaufwand von Daten und Informationen im laufenden Betrieb konnte stark reduziert werden. Durch die automatische Versionskontrolle des TecArt-CRM bleibt zudem die Aktualität aller Dokumente gesichert.

Die für einen Mandanten im Einzelnen erbrachten Leistungen können jetzt bis ins kleinste Detail nachvollzogen und protokolliert werden. Auch die benötigte Arbeitszeit der Mitarbeiter wird nahtlos dokumentiert, was eine genaue Abrechnung ermöglicht. Alles in allem konnte die Transparenz der Arbeitsabläufe erhöht und ein verbesserter Überblick über Mandantenprofile erreicht werden.

Auch wurden die bis dato vorherrschenden Medienbrüche in den Kommunikationsabläufen (per E-Mail, Telefon oder Briefpost) behoben und damit ein verbesserter Informationsfluss – respektive Informationsverteilung – geschaffen. Ein gemeinsamer Zugriff auf Kontakte, Termine, Aufgaben etc. – auch in unterschiedlichen Arbeitsgruppen – ist nun jederzeit und schnell möglich, was eine zeitnahe Reaktion und Bearbeitung von Mandantenangelegenheiten gewährleistet. Des Weiteren wird die „Vor Ort Beratung“ der Klienten durch die webbasierte Software unterstützt. Jeder Berater sowie die Mandanten selbst können nun auch mobil auf die benötigten, elektronischen Daten zugreifen, diese bearbeiten oder neue Informationen hinzufügen. So werden Klienten interaktiv in die Arbeit der Kanzlei eingebunden, was deren Aufwand senkt, das Niveau der Dienstleistung für den Mandanten anhebt und die Effizienz der Kundenbetreuung merklich steigert. Dieser Umstand wird als Marktunterschied zu anderen Steuerberatungskanzleien vom Kunden sehr positiv wahrgenommen.

Die Verwendung von Webtechnologien führte zu mehr Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit in der Bedienung. Im Kontext dieser browserbasierten Arbeitsweise wird auch der Datensicherheit für Mandanten und dem Schutz der Datenübertragungen durch SSL-Verschlüsselung eine hohe Priorität eingeräumt. Datenschutz wird unter anderem auch durch unterschiedliche Informationsebenen und -berechtigungen gewährleistet.