So verwalten Sie Ihre Termine im TecArt-CRM
Zunächst erwarten Sie in diesem Modul unterschiedlichste Ansichtsoptionen, angefangen von einer Tagesansicht, über eine Wochen- bis hin zur Monatsansicht. In der Listenansicht sammeln Sie alle vorhandenen Termine in Spalten, während die Terminübersicht mitarbeiterbezogene Abgleiche zulässt oder Auslastungen in einer zusammenfassenden Übersicht aufzeigt. Ebenfalls haben Sie Registerkarten für neu erhaltene Termine, von Ihnen vergebene sowie weitergeleitete Termine. Zum optisch besseren Überblick ist der unter Einstellungen definierte Zeitraum eines Arbeitstages in der Tagesansicht etwas heller dargestellt.Ein gelber Doppelpfeil vor einem Termin kennzeichnet, dass es sich um einen Serientermin handelt. Ein gelber Ordner markiert, ob und wenn ja, wie viele Dokumente in diesem Termin gespeichert sind und ein gelbes Glöckchen, ob eine Erinnerung dazu aktiviert wurde.
Der rechts integrierte Kalender zeigt Ihnen durch eine fette Markierung, an welchen Tagen bereits Termine eingetragen sind. Die darunter abgebildeten, eigenen Aufgaben vervollständigen diese Übersicht.
Am unteren Bildschirmrand finden Sie eine weitere Menüleiste, über die Sie - je nach vorhandenen Zugriffsrechten - Einsicht in die Terminplanung aller Mitarbeiter erhalten und ihnen direkt Termine zuweisen können.
In einem einzelnen Termin finden Sie unterschiedlichste Einstell- und Auswahlmöglichkeiten vor: Sie können einen Termin u.a. mit Kontakten und/oder Projekten verknüpfen und finden diesen dann unter der Registerkarte Termine bzw. gesammelt unter Aktivitäten im jeweiligen Kontakt oder Projekt wieder. Mit Hilfe der Kulanz ordnen Sie den Termin prozentual den Kosten des gewählten Projektes zu den hier hinterlegten Stundensätzen zu.
Die Serienterminfunktion hat wiederum zusätzliche Einstelloptionen. Die über eine Serie generierten, einzelnen Termine können Sie bei Bedarf aber immer noch individuell anpassen, ohne dass die ursprüngliche Serie sich verändert.
Farbliche Unterscheidungen finden sich im Status sowie in der Beschriftung eines Termins. Der Status zeigt anhand eines farbigen Streifens am linken Rand des Termins an, ob dieser frei, gebucht, auf abwesend gesetzt oder mit Vorbehalt eingetragen ist. Die Beschriftung dagegen färbt den Termin je nach hinterlegten, komplett frei wählbaren Kategorien (wie z.B. Geburtstag, privat etc.) komplett ein. Diese selbst definierten Kategorien sorgen später für schnellere Suchergebnisse in diesen Bereichen.
Versenden Sie Benachrichtigungen! Neben einer internen Information, die eine automatische Systemnachricht an alle zuständigen Mitarbeiter versendet, informiert die externe Benachrichtigung alle im Termin verlinkten Kontakte. Kontrollieren Sie gegebenenfalls im Postausgang, ob der angegebene Betreff, Ort und Zeitraum sowie die im Termin vermerkten Notizen aussagekräftig formuliert sind. Laden Sie dazugehörige Dokumente in den Termin hoch, um alle wichtigen Unterlagen griffbereit zu haben.
In Kombination mit dem Modul Ressourcenplanung weisen Sie Ihren Terminen selbst definierte Ressourcen Ihres Unternehmens zu. Über eine im Adminbereich festgelegte Kostenstelle werden schließlich anfallende Kosten errechnet oder verfügbare Materialien für diesen Termin bereitgestellt. Im Modul Ressourcen können parallele Buchungen ausgegeben oder ausgeschlossen werden.
Die integrierte Erinnerungsfunktion rückt Termine für alle Beteiligten zu einen selbst bestimmbaren Zeitpunkt wieder in den Blickpunkt. Wenn Sie Ihre eigene Erinnerung an diesen Termin jedoch nicht die der weiteren beteiligten Mitarbeiter verändern möchten, nutzen Sie die Wiedervorlage. Auch hier bestimmen die Zugriffsrechte, ob Sie Wiedervorlagen Ihrer Kollegen einsehen können oder nicht. Löschen Sie Ihre persönliche Wiedervorlage komplett, berührt dies nicht die Erinnerungen der Anderen.
Die Terminverwaltung bietet Ihnen vielseitige Vereinfachungen und dies nicht nur im Umgang mit eigenen Terminen. Die transparente Verwaltung und mitarbeiterübergreifende Termineinsichten erleichtern Ihre interne sowie externe Kommunikation. Einstellungen und Nutzungsweise passen sich individuell den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an.
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